TLDR;

RPA und BPA haben beide Ihre Daseinsberechtigung.

Robotic Process Automation kann seine Stärke auf kurzfristige Sicht ausspielen, um z.B. temporäre Auslastungsspitzen in der Verwaltung zu kompensieren und es keine Ressourcen für eine Prozessrestrukturierung gibt. So lassen sich repetitive Aufgaben effizient automatisieren und kann so die eigenen Mitarbeiter entlasten. Ein Heilsbrigner für die eigene Digitalisierungsstrategie ist RPA jedoch nicht.

Bei der Digitalisierung geht es darum neue Wege zu gehen und einen nachhaltigen Mehrwert zu generieren, hier ist Business Process Automation immer noch das Maß aller Dinge. BPA und Digitalisierung ist eine hervorragende Kombination für eine gelungene und nachhaltige Digitalisierungsstrategie. BPA Lösungen werden speziell an ein Unternhemen angepasst und sind dadurch deutlich umfangreicher und tiefgreifender als RPA-Roboter.

Einleitung

In einer Zeit in der alles immer digitaler und schneller wird, stellt sich oft die Frage, wie kann mein Unternehmen dabei mithalten und von der Digitalisierung profitieren? Bei der Suche nach Digitalisierungs- und Automatisierungslösungen stolpert man immer häufiger über den Begriff Robotic Process Automation (RPA)s. Doch was genau ist RPA, wie unterscheidet sich RPA von der Business Process Automation (BPA) und ist RPA tatsächlich die Allzweckwaffe für eine erfolgreiche und nachhaltige Digitalisierungsstrategie? Wir möchten in diesem Beitrag auf beiden Themen eingehen und etwas Licht ins Dunkle bringen.

Robotic Process Automation (RPA)

Beschreibung

Wir fangen einmal mit dem Begriff an. RPA lässt sich sinngemäß als robotergestützte Prozessautomatisierung übersetzen. Der Fokus liegt offensichtlich auf dem Begriff Roboter und Automatisierung, denn wenn man sich einmal die gängigen RPA Lösungen anschaut, wird oft von Software Robotern geredet, die gewisse Aufgaben automatisch erledigen können.

Das Kernkonzept hinter RPA ist dabei, die Tätigkeiten der Mitarbeiter 1:1 durch ein oder mehrere angelernte Programme -die sogenannten Software Roboter- zu ersetzen.

Beispiel

Nehmen wir an, Sie besitzen ein Online Shop und möchten diesen an ihr lokales ERP System anschließen.

Die Anforderungen:

• Kundenstammdaten: Online Shop → ERP System
• Artikelstammdaten: ERP System → Online Shop

Die Stammdaten werden hierzu 1x täglich, vollständig aus Online Shop und ERP System in Excel Dateien exportiert.

Anstelle eines Mitarbeiters, der z.B. 4h seines Arbeitstages damit verbringt, die Excel Daten in ERP System und Online Shop abzugleichen und zu überführen, hat man nun die Möglichkeit diese Tätigkeit mit Hilfe eines Software Roboters zu automatisieren. Anstelle eines Mitarbeiters stellt man nun einen PC auf, der die selbe Tätigkeit in z.B. 5 Minuten erledigt und dies sogar ohne Flüchtigkeitsfehler. So lassen sich manuelle, repetitive, zeitintensive und fehleranfällige Tätigkeiten automatisieren. Gleichzeitig entlastet man seine Mitarbeiter und schafft Ihnen mehr Zeit, um sich anspruchsvolleren Aufgaben zuzuwenden.

Diesen Ansatz der Automatisierung kann mit der industriellen Fertigung vergleichen. Zu Beginn wird ein Produkt manuell von Mitarbeitern gefertigt. Eine Skalierung erfolgt zuerst durch einen höheren Mitarbeitereinsatz, bis es sich lohnt die Mitarbeiter durch Maschinen / Roboter zu ersetzen, die die Tätigkeiten dann schneller, präziser und mit deutlich weniger Fehler durchführen.

Kritik

An dem Gedanken, Prozesse zu optimieren um die Effizienz zu steigern und damit eine Verbesserung der Wirtschaftlichkeit zu erreichen, gibt es generell nichts auszusetzten. Die Kritik gilt daher dem konzeptionellen Ansatz hinter RPA.

Wie in der Beschreibung bereits erläutert, legt RPA einen sehr großen Fokus auf das Thema Roboter. RPA versucht dabei den Menschen und seine Handlungen mit Hilfe angelernter Programme zu immitieren, um die gewünschten Aufgaben durchzuführen.

Warum Immitation die größte Schwachstelle ist

Bei der Interaktion zwischen Menschen und Systemen spielen Oberflächen eine wichtige Rolle. Ein Mensch besitzt sehr viele Schnittstellen (sehen, höhren, fühlen…) um mit seiner Umwelt zu interagieren. Oberflächen stellen dabei eine optimierte, visuelle Schnittstelle zwischen Mensch und System dar. RPA versucht nun Tätigkeiten, die für Menschen gemacht wurden, zu automatisieren. Man könnte das auch folgendermaßen beschreiben:

Ein Mensch bringt einem RPA Programm (Roboter) bei, ein anderes Programm (ERP System) zu bedienen.

Dies klingt stark nach einem Umweg um das eigentliches Ziel zu erreichen, denn Systeme brauchen keine hübschen Oberflächen um miteinander zu kommunizieren / interagieren. Im Gegenteil, sie sind bei der Kommunikation hinderlich und ineffizient.

Dieser Umweg entsteht, da man den Prozess ansich gar nicht verändern möchte. Alles bleibt beim Alten und man geht immernoch die selben Wege, anstatt den Prozess einmal genauer zu analysieren um ihn dann auf den aktuellen Stand der Technik zu holen. Man könnte sich z.B. folgende Fragen zum Prozess stellen:

• Ist ein Excel Export ein geeignetes Austauschformat?
• Ist ein vollständiger Export der Stammdaten sinnvoll?
• Gibt es Möglichkeiten einer direkten Kommunikation zwischen ERP und Online Shop?

So werden Prozesse automatisiert, egal wie sinnvoll der Prozess an sich überhaupt ist. Durch mangelndes hinterfragen der Prozesse wird viel Potential verschenkt, um einen nachhaltigen Mehrwert zu generieren.

Skalierung

Bei einem Wechsel von einem manuellen Prozess zu einem RPA gestützen Prozess, wird oft das Thema Skalierung vernachlässigt. Um ein höheres Arbeitsaufkommen zu bewältigen, skaliert man sowohl bei der händischen, als auch bei der RPA gestützten Prozessvariante über einen höheren Ressourceneinsatz. Man stellt entweder mehr Personal ein oder mehr Computer (Maschinen / VMs) auf. Es ist zwar leichter über mehr Computer zu skalieren, dennoch entstehen Verwaltungsaufwäde und Kosten:

• Zugäge / Logins z.B. für Windows
• Lizenzen z.B. für ERP, Office
• Hardware z.B. neuer PC
• Wartung Hard- und Software z.B. installation von Updates

Da RPA den Ansatz wählt, Mitarbeiter zu immitieren, verhält sich RPA bei einer Skalierung auch wie ein herkömmlicher manueller Prozessansatz und erzeugt so ähnliche Abhängigkeiten und Limitierungen.

Business Process Automation (BPA)

Beschreibung

Kommen wir nun zum zweiten Thema der Business Process Automation (BPA). Der Begriff wird auch Geschäftsprozessautomatisierung genannt und ist, anders als der Begriff RPA, keine Neuschöpfung. Die Geschäftsprozessautomatisierung gibt es seitdem es den Computer gibt, denn unter BPA versteht man die Nutzung von Softwareprogrammen zur Automatisierung von Geschäftsprozessen. Anders als bei RPA, definiert der Begriff an sich noch nicht, wie die Automatisierung umgesetzt wird. BPA setzt den Schwerpunkt daher auf die Restrukturierung von Kernaufgaben innerhalb eines Unternehmens. Jedes Unternehmen ist jedoch von seinem Aufbau, der Kultur, seiner Philosophie und den Abläufen individuell. BPA Lösungen werden daher speziell an ein Unternhemen angepasst und sind dadurch deutlich tiefgreifender als RPA-Roboter.

BPA Digitalisierung

Business Process Automation und Digitalisierung ist eine hervorragende Kombination für eine gelungene und nachhaltige Digitalisierungsstrategie. Bei der Digitalisierung geht es darum neue Wege zu gehen, die sich dann mit Hilfe der Geschäftsprozessautomatisierung vollständig in Ihr Unternehmen integrieren lassen.

Da es bei der BPA oft um eine komplette Überholung eines Prozesses geht, ist es sinnvoll Prozesse auszuwählen, die einen direkten Mehrwert für Ihr Geschäftsmodell erziehlen z.B.:

• verkürzte Durchlaufzeiten
• bessere Produkte / höhere Qualität
• Fehler / Kostenreduzierung
• Verbesserung der Kundenzufriedenheit
• besseres Benutzererlebnis